Kleine Dinge – Große (Aus)Wirkung

Büroarbeiten, welche nur ein- oder zweimal im Jahr erledigt werden müssen, werden oft etwas stiefmütterlich behandelt. Urlaubszeit kann man planen, was ist aber, wenn der/die zuständige Mitarbeiter*in kurzfristig länger erkrankt?

Es kann auch sein, dass die dafür nötigen Arbeitsschritte (Prozesse) vergessen wurden. Entweder die Arbeit kann nicht erledigt werden oder muss jedes Mal mühselig wieder in Erinnerung gerufen werden.


Das führt dann zu Fehlern, doppelte bis dreifache Arbeitszeit, Überstunden und Frust.

Wer täglich Rechnungen schreibt, hat diese Tätigkeit sicher in irgendeiner Form automatisiert. Aber viele Vereine zB. schreiben die Rechnungen für die Mitgliedsbeiträge vielleicht nur 1 oder 2 Mal im Jahr.

Dann werden ellenlange Excellisten durchgegangen, Daten über Copy & Paste in die Textverarbeitung übernommen und die Rechnungen geschrieben. Anschließend erfolgt Druck und Postversand oder Export in PDF und E-Mail-Versand.

Wenn man dafür 2 Arbeitstage rechnet, sind es über das Jahr gesehen nicht mal 1% der Arbeitszeit – sicher verschmerzbar. Tritt aber das o.a. Szenario just in dem Augenblick ein, hat man den Worst-Case.

Deshalb sollten auch die kleinen, scheinbar unwichtigen Prozesse digitalisiert werden. Dies rechnet sich, wenn der Aufwand für die Digitalisierung niedriger ist, als die Kosten der Mehrarbeit. Dank der FOP-Technologie konnten wir die Kosten für solche Digitalisierungsprojekte deutlich senken und mehr Abläufe so standardisieren, dass man sie auch nach einem Jahr Pause noch fehlerfrei beherrscht.

Haben Sie auch Abläufe, die nur 1 oder 2 x im Jahr stattfinden? Dann melden Sie sich bei uns und wir gießen diese Abläufe in Software, damit zukünftig keine Fehler mehr passieren. Dann können Sie auch den kleinen, ungeliebten Aufgaben gelassen entgegen sehen.



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