Automatisierte Buchhaltung bei IST-Versteuerung

Einzel-Unternehmer unter 500.000 Euro Jahresumsatz haben das sog. Recht auf IST-Versteuerung. Damit vereinfacht sich die Buchhaltung enorm, da nicht mehr alle Forderungen erfasst werden müssen, sondern nur noch tatsächliche Umsätze (Geldbewegungen) erfasst und versteuert werden müssen. Gleichzeitig ist das eine große Tücke.

Im Grunde sind es zwei Informationsströme, die zusammenfließen

Während Bilanzierer beim Erhalt einer Rechnung eine Ausgabe oder Gewinn gegen Forderung Kreditor/Debitor einbuchen, sowie bei die Forderung später gegen die Bank, besteht die Schwierigkeit bei der IST-Versteuerung, dass diese Daten zuerst „zusammengepuzzelt“ werden müssen.

Das bedeutet für die Buchhaltung einen Mehraufwand, da Belege erst zur Bank zusortiert werden müssen. Eine Arbeit, die die Steuerbüros gern dem Unternehmer überlassen, um Gebühren niedrig zu halten.

Nicht so bei Launix: Hier gibt es grundsätzlich zwei Informationsströme: Belege und Geldbewegungen. Beide Informationsströme werden so automatisiert wie möglich erfasst. Wie das funktioniert, dazu mehr in den folgenden Abschnitten:

Teil 1: Erfassung der Belege

Belege sind Schriftstücke, die einen buchhalterischen Vorgang dokumentieren. In diesem Fall sind das Rechnungen, Mietverträge, Kassenzettel usw..

Bei Launix werden Belege grundsätzlich digitalisiert. Das bedeutet: Scannen oder am besten gleich als E-Mail empfangen. Die meisten Büro-Multifunktionsgeräte beherrschen beim Scannen auch das Versenden eine E-Mail-Adresse. Das FOP-ERP von Launix nutzt diese Gegebenheit, um einen einheitlichen Prozess darzustellen:

  • Sie richten sich eine E-Mail-Adresse ein: rechnungseingang@meine-firma.de
  • Lieferanten sollen Rechnungen als PDF im Anhang bevorzugt an diese Adresse schicken
  • Erhalten Sie eine Papier-Rechnung, legen Sie diese auf den Scanner und scannen direkt an das E-Mail-Postfach für Rechnungseingang

Im FOP-ERP bekommen Sie dann eine Liste an noch nicht kategorisierten Belegen. Jeden dieser Belege fassen Sie dann einmalig an, tragen Buchungstext, Rechnungsnummer, Betrag, Sachverhalt und Mehrwertsteuersatz ein.

Selbstverständlich beherrscht das System auch Splitbuchungen für 7%/19%-gemischte Rechnungen oder wenn gleichzeitig Material und Werkzeug eingekauft wurde.

Teil 2: Verbuchung der Bank

Das FOP-ERP ist in der Lage, Ihre Kontoumsätze automatisch von der Bank zu laden. Sie müssen nichts mehr manuell eintippen. Dazu nutzt Launix die moderne FinTS-Schnittstelle, die einen Zugriff per Pin/TAN-Verfahren ermöglicht.

Bei der IST-Versteuerung stellt jede Kontobewegung eine Buchung dar. Jetzt muss noch jede Buchung einem Zweck aka Sachkonto zugewiesen werden. Doch das geschieht im FOP-ERP automatisch:

  • Haben Sie bereits im Vorfeld den Beleg erfasst, wird dieser anhand von Datum und Betrag automatisch zugepuzzelt
  • Für wiederkehrende Zahlungen ohne wiederkehrende Belege (Miete, Bankgebühren usw.) können Sie sich Automatik-Vorlagen anlegen, die anhand des Buchungstextes den Sachverhalt erkennen

Zahlungen, die Sie mit Ihrem privaten Geld z.B. in Bar oder mit Karte bezahlen, gibt es die Möglichkeit des manuellen Anlegens einer Privateinlage. Haben Sie hingegen einen Beleg für die Privateinlage, werden Beleg+Zahlung gleich beim Erfassen des Belegs erstellt.

Die resultierende Buchungsliste können Sie nun entweder dem Steuerberater im Datev- oder CSV-Format übergeben.

Die Schmankerl: Automatische Verbuchung des Fahrtenbuchs

Unser Fahrtenbuchmodul wird ebenfalls automatisch verbucht. Sobald Sie eine Fahrt mit dem privaten Fahrzeug durchführen, wird dieses automatisch in die Buchungsliste eingetragen. Fahrten mit dem Mitarbeiter bekommen Sie aufgelistet und aufsummiert, um sie dem Lohnabrechner zu melden.

Revisionssicherheit, GoBD und Datenauswertung

Das Dokumentenmanagement für die Erfassung der Belege ist natürlich revisionssicher. Belege, einmal erfasst, können nicht mehr gelöscht werden, maximal in die Kategorie „Papierkorb“ verschoben werden. Hat sich ein Beleg aktualisiert, z.B. durch eine Korrektur, kann derselbe Beleg mit einer neuen Version überladen werden. Die Alte Version ist für Prüfzwecke trotzdem noch archiviert.

Auch die Buchungsliste speichert alle Änderungen. Im Gegensatz zum Wettbewerb schränken wir aber die Bearbeitbarkeit nicht ein, sondern dokumentieren diese vielmehr. Damit sind bequeme In-Place Buchungskorrekturen möglich und auch rechtlich sauber abgebildet.

Für die hinterlegten Buchungen bekommen Sie natürlich auch alle Auswertungen wie BWA und SuSa.

Ausblick: Controlling

Interessiert Sie auch die Zukunft? Unser Modul „Umsatzvorschau“ ermöglicht den Blick in die Glaskugel noch vor dem Stellen der Rechnung. Zukünftig zu stellende Rechnungen können Sie bereits Monate im Voraus einpflegen, sogar direkt aus dem Angebot heraus. Damit wissen Sie auf lange Zeit im Voraus, wieviel Geld Sie haben werden. Außerdem ist das Abrechnen mit einem Klick erledigt.

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