Branchenlösungen sind im Unternehmenseinsatz weit verbreitet. Die Vorteile liegen auf der Hand: Während eine Standardlösung nur den kleinsten gemeinsamen Nenner abbildet, kann die Branchensoftware auch Branchenspezifika wie z.B. Abläufe, Planungsmechanismen und mehr abbilden.

Hier dazu noch einmal der Vergleich:

Standardsoftware	Branchensoftware	Individualsoftware*
Kleinster gemeinsamer Nenner aller Unternehmen in Deutschland	Kleinster gemeinsamer Nenner aller Unternehmen Ihrer Branche	100%ige Erfüllung Ihrer Individualwünsche
10-100€/Nutzer/Monat	ab 30€/Nutzer/Monat	Ab 30.000 €
Anpassungen schwierig	Unterstützung vom Hersteller bei Anpassungswünschen	Volle Anpassungsmöglichkeit
1 Software – 100.000e Kunden	1 Software – 100e Kunden	1 Software – 1 Kunde
Features, die bei der Einhaltung von Gesetzen helfen: Rechnungen, Buchhaltung, Löhne	zusätzlich Features, die Branchen-Konventionen erleichtern: Krankenkassen-Abrechnungen, Meldungen an Verbände uvm.	Features nach Wahl

* Warnung: nur für Unternehmen mit wirklich dickem Geldbeutel

Standardsoftware hilft Ihnen, Gesetze einzuhalten

Standardsoftware zielt darauf ab, Vorgaben, die für alle Unternehmen gleichermaßen gelten, abzubilden. Dazu gehören:

• Das Einhalten von Vorgaben in der Rechnungslegung wie z.B.:
  • Einhalten aller Pflichtangaben (USt-Id-Nr., Adressen)
  • Korrekte Berechnung der MwSt.
  • Lückenlose Nummernvergabe
  • GoBD-konforme Archivierung
• Einhalten buchhalterischer Vorgaben
• Einreichen der Umsatzsteuer-Voranmeldung
• Einhalten von Datenschutz-Richtlinien bei der Kontaktverwaltung
• Sozialversicherungen und Löhne

Damit haben Sie zwar erst einmal das Unternehmen in den Grundzügen gemanagt. Branchenspezifische Verwaltungsaufgaben wie das Pflegen eines Schichtkalenders sind meist nicht in Standardsoftware enthalten. Der Grund liegt auf der Hand: In jeder Branche sind die Planungsgepflogenheiten anders. Standardsoftware-Hersteller tun sich schwer, Datenschemen zu entwickeln, die branchenübergreifend funktionieren und dabei nicht zu kompliziert werden. Meist sieht man in Standardsoftware dann Funktions-Bezeichnungen wie „Vorgänge“, die darauf hinweisen, dass der Software-Hersteller sehr stark verallgemeinern musste, um möglichst viele Bedürfnisse damit abzudecken.

Benutzer von Standardsoftware müssen also branchenspezifische Teil-Funktionalitäten zum Beispiel in Excel abbilden. Das erzeugt zusätzliche Reibungsverluste, wenn dann plötzlich bei der Abrechnung Daten von Excel in die Standardsoftware abgetippt werden müssen. Um höhere Preise bei Branchensoftware zu vermeiden, wird das Problem quasi „mit Personal erschlagen“.

Mit Branchensoftware kaufen Sie Know-How über optimale Abläufe ein

Eine Branchensoftware wird meist aus einer Individualsoftware heraus geboren. Ein Auftraggeber beauftragt eine Softwarefirma, für sein (meist großes) Unternehmen eine Lösung zu entwickeln, die alle seine Abläufe abbildet. Meist sind diese so komplex, dass der Software-Hersteller sich beim Aufwand stark verkalkuliert. Die Folge: Er muss die Software verallgemeinern, sodass er sie an noch weitere Kunden verkaufen kann, um die Verluste wett zu machen. Entsprechend ist die Bereitschaft bei Branchensoftware-Herstellern, das Produkt noch anzupassen, wesentlich größer als dies bei Standardsoftware der Fall ist.

Branchensoftware gibt es zum Beispiel für:

• Pflegeberufe
  • Planungskalender
  • Abrechnungsmechanismen mit den Krankenkassen
  • Lohnberechnungs-Spezifika
• Maschinenbau
  • Komplexe Kalkulationsmasken
  • Baugruppen
  • Verknüpfung mit Dokumentation
• Baubranche
  • Baulohn
  • Ressourcenplanung für die Einsatzgeräte
  • Projektmanagement
  • Nachkalkulation
• Logistik
  • Frachten und Kommissionierung
  • Zoll-Deklarationen
• Vereine
  • Mitgliederlisten
  • Meldung von Mitgliederzahlen an die Verbände
  • Portal-Funktion für die Mitglieder
  • Termine für Trainings mit Zu- und Absagen

Alternative: Standardsoftware und Branchen-Zusatzsoftware

Die Entwicklung aller Grundfunktionen wie z.B. Buchhaltung, Rechnungslegung, Lohn etc. ist für ein kleines Branchensoftware-Unternehmen eine riesige Herausfordern. Deshalb ist Branchensoftware meist sehr teuer.

Viele Kunden behelfen sich dann damit, zwei Software-Produkte anzuschaffen: Eine kostengünstige Standardsoftware für die Verwaltung aller Standard-Abläufe, sowie eine Branchen-Zusatzsoftware, um die Spezifika abzubilden.

Beispiele für erfolgreiche Zusatzsoftware sind:

• Schichtplan-Programme
• Notizen- und Aufgaben-Programme
• Produktionsplanungs-Programme
• Ticketsysteme für den Service-Bereich
• CRM-Systeme für die Kundenakquise
• Workflow-Lösungen

Diese Zusatz-Produkte sind meist von einem anderen Hersteller als die Standardsoftware und deshalb nicht kompatibel. Daten müssen also zwischen den Produkten abgetippt werden.

Um diesen Zusatzaufwand zu umgehen, sind zwei Strategien beliebt: Zum einen wählt man die Systemgrenzen so, dass möglichst wenig Daten hin- und herkopiert werden müssen. So werden im CRM erfasste Kunden meist nur dann erst ins Rechnungslegungs-Programm übertragen, wenn auch tatsächlich ein Geschäft mit dem Kunden zustande kommt.

Eine zweite Möglichkeit sind Im- und Export-Schnittstellen, um eine einfachere Datenübernahme zu ermöglichen.

Alles in allem bleibt die Verwendung von zu viel Zusatzsoftware problematisch, da Sie den Überblick verlieren können. Mehr dazu aber im übernächsten Abschnitt.

Mit Individualsoftware* vergrößern Sie den Vorsprung Ihrer Wettbewerbsvorteile

* Warnung: nur für Unternehmen mit wirklich dickem Geldbeutel

Individualsoftware ist inzwischen ein Exot geworden unter den Gesamt-Systemen. Verständlich, da in jede Entwicklung mit einigermaßen Komplexität Millionen fließen.

Den Ablauf bei der Erstellung von Individualsoftware müssen Sie sich so vorstellen:

• Sie formulieren ein Problem bzw. eine Aufgabenstellung, was die Software tun muss
• Sie treffen sich mit Software-Beratern, um diese Funktionen zu konkretisieren
• Die Anforderungen werden in einem sog. Pflichtenheft niedergeschrieben
• Entwickler arbeiten mehrere Monate bis Jahre an der Umsetzung
• Sie dürfen testen, Fehler finden und melden
• Irgendwann ist die Software fertig und entspricht exakt Ihren Anforderungen, sollte Ihnen nicht vorher das Geld ausgegangen sein

Die Vorteile liegen auf der Hand: Sie haben bei jeder Funktion die freie Entscheidung, ob Sie den Ablauf als Programmfunktion oder als händischen Prozess umsetzen. Damit können Sie exakt kalkulieren, was die optimalen Abläufe für Ihr Unternehmen sind.

Das Problem: Entwicklung ist teuer. Letzten Endes bieten die Standardsoftware-Hersteller viele Funktionen schon für wenige Euro, während die Individualentwicklung Tausende kostet.

Nichts desto trotz können Sie mit Individualsoftware Dinge tun, die mit Standard- und Branchensoftware nicht möglich sind:

• Individuelle Kalkulations- und Preismechanismen
• Workflows und Abläufe (z.B. bei der Annahme eines Telefonats)
• Provisionsausschüttungen
• Filial-Management und Anbindung externer Vertriebspartner
• Kundenportal

Individuelle Systeme aus Standard-Komponenten verbinden die Vorteile

Standardsoftware ist längst nicht mehr die Insellösung, die es früher einmal war. Viele Standardsoftware-Hersteller binden inzwischen APIs an ihre Lösungen an. Mit einer API sind Sie in der Lage, zwei Standard-Systeme (z.B. ein Rechnungsprogramm und ein Terminplanungsprogramm) anzuschaffen und anschließend deren Anbindung aneinander zu programmieren.

Der Vorteil hierbei: Weder das Rechnungsprogramm noch das Terminplanungsprogramm müssen Sie programmieren. Sie kaufen es als Standard-Software ein. Sie müssen lediglich einen Entwickler engagieren, der die Synchronisation der Termine in die Abrechnung entwickelt. Da Sie diesen Abläuf ansonsten sowieso „mit Personal erschlagen“ hätten, rentiert sich diese Investition sehr schnell wieder.

Natürlich kommt diese Lösung auch nicht ohne Nachteile. Es bleibt dabei, dass Sie zwei verschiedene Systeme benutzen müssen, die komplett andere Oberflächen, andere Logins und andere Preis- und Produktpolitik haben. In der Praxis bleibt es nicht bei zwei Programmen, oft sind 10 oder mehr Software-Produkte im Einsatz. Dies erhöht den Management-Aufwand im Unternehmen enorm: Für jede Neueinstellung müssen Sie erst einmal die Lizenzen erwerben und jedes Programm einzeln einführen und erklären.

Individuelle Systeme aus einem Guss dank Feature Oriented Programming

Eine neue Möglichkeit (seit 2016) besteht im Einsatz von Feature Oriented Programming (kurz FOP). Während bei Standardsoftware die Features nur vorgegeben sind und maximal aktiviert- und deaktiviert werden können, haben Sie bei FOP die Möglichkeit, Ihre eigenen Abläufe wie bei einer Individualsoftware zusammenzusetzen – allerdings mit allen Features, die Sie bereits aus Standard-Systemen kennen.

Damit vermeiden Sie, wie bei einem Individualsoftware-Projekt, bei NULL anzufangen. Sie können eine solide Basis wie z.B. eine Standardsoftware mit Rechnungsstellung, Angeboten und Buchhaltung nehmen und Ihre unternehmensspezifischen Abläufe hinzufügen.

Ein Produkt, das zum Beispiel mit FOP erweiterbar ist, ist das ERPL (siehe https://www.erpl-software.de/). Im ERPL-Standardprodukt bekommen Sie ab 9€ eine ERPL-Software, auf die Sie zum Beispiel noch Ihre individuelle Auftragsliste sammt Betriebsdatenerfassung hinzufügen können. Eine bessere preisliche Option finden Sie momentan nicht auf dem Markt.

Wir von Launix begleiten Sie gern durch FOP-basierte ERP-Projekte von der Modulauswahl bis zur Erweiterungsprogrammierung.