Spricht man von Belegen, meint man meist Rechnungen in Papierform oder neuerdings in PDF-Form. Viele traditionelle Steuerberater erkennen nicht einmal PDF-Dateien als Belege an und fordern mindestens einen Ausdruck. Doch wie ist die aktuelle Rechtslage dazu? Muss das Finanzamt auch einfache Datensätze wie z.B. die Aufzeichnungen einer Fahrtenbuch-App als Belege anerkennen?

Natürlich ist klar, dass nicht jede Form von Datensätzen Belegform annehmen kann. Eine Word-Datei auf dem Dateisystem muss beispielsweise immer ausgedruckt werden, um ein Beleg zu werden.

Doch auch für Datensätze hat das Bundesfinanzministerium seinen Finanzämtern eine Möglichkeit vorgesehen, dass diese alleinige Beleg-Funktion übernehmen können. Anderorts wird die Anwendung dieses Gesetzes als Vernichtendes Scannen bezeichnet.

Die gestzlichen Grundlagen dafür liegen in der GoBD – der „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, sowie Datenzugriff“, einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 14.11.2014, welches die Spielregeln für die Digitalisierung in der Buchhaltung festlegt.

Neben den formalen Vorschriften ist zusätzlich die Prüfungspraxis der Finanzämter zu beachten. Die Finanzämter setzen auf die Software IDEA von audicon. Daten, die nicht von der IDEA-Software gelesen werden können, werden mit Strafen bis zu 25.000 Euro belegt.

Prinzipiell gelten für buchungsrelevante Datensätze folgende Spielregeln:

• Daten dürfen nicht mehr durch Programmfunktionen veränderbar sein ODER alle Änderungen müssen nachvollziehbar aufgezeichnet werden
• Umwandlung der Daten in andere Formate (z.B. PDF) müssen ebenfalls mit archiviert werden (und zwar in jeder Version)
• eventuell erzeugte OCR-Daten (Texterkennung) müssen ebenfalls archiviert werden
• Eine Backup-Strategie ist Pflicht
• Man darf die Daten nicht mit System-Werkzeugen manipulieren
• Es muss eine Verfahrensbeschreibung existieren

Fazit: komplett papierlose Buchhaltung ist möglich. Datensätze wie z.B. aus einer Fahrtenbuch-App können als Belege verwendet werden. Eine GoBD-konforme Speicherung und Vorhaltung bei Prüfung ist dann Pflicht.