Ingenieursfirmen sind oft komplexeren Abläufen unterworfen, als es normale Ticketsysteme hergeben.

Ingenieursfirmen haben verwobenere Kundenstrukturen

Während viele „normale“ Hersteller von Waren und Dienstleistungen ihre eigenen Strukturen etablieren können, müssen sich die meisten Ingenieursfirmen bei den Großunternehmen eingliedern, für die sie arbeiten. Das betrifft insbesondere die Nummerierung von Anforderungen aus Anforderungskatalogen und Pflichtenheften, geht aber bis dahin, dass ein Kunde bei der Abrechnung nicht mehr einfach nur aus „Firma + Rechnungsadresse“ zusammengesetzt ist.

Ingenieurstätigkeiten sind sehr stark in das Kundenunternehmen eingebunden. Man gehört quasi einer „Abteilung des Kunden“ an, nutzt deren Räumlichkeiten, ist an deren Schließ- und Sicherheitssysteme angebunden und interagiert mit den unterschiedlichsten Ansprechpartnern.

Stunden- und Tätigkeits-Dokumentation gehen mit der Abrechnung Hand in Hand

Es gibt in Ingenieursunternehmen Unternehmen drei Tätigkeiten, die oft getrennt oder vernachlässigt werden, aber essenziell für Ihre wirtschaftliche Stabilität und Rechtssicherheit gegenüber dem Kunden sind: Die Dokumentation der Tätigkeiten, Stunden und der Abrechnung.

Mit einem Ticketsystem wird eine klare Struktur vorgegeben, die allen Beteiligten hilft, den Überblick zu bewahren. Jede Anforderung oder Aufgabe wird zu einem sog. Ticket. Tickets werden anschließend abgearbeitet. Um ein Ticket zu schließen, muss sowohl ein Erledigungsvermerk (z.B. besondere Vorkommnisse), sowie die abzurechnenden Zeiten vom ausführenden Mitarbeiter hinterlegt werden.

Damit ist es anschließend möglich, die Abrechnung ohne viel Nachforschungen zu erledigen. Die Zeiten sind alle an einem zentralen Ort hinterlegt und im Anfechtungsfall kann sogar zu jeder geleisteten Stunde die Tätigkeit zugeordnet werden.

Ticketsystem-Spielarten: E-Mail-Ticket, Telefonanlage

Je nach Unternehmensgröße kommen noch weitere Optimierungen hinzu:

Ein E-Mail-Ticket-System arbeitet mit einer speziell eingerichteten E-Mail-Adresse (z.B. tickets@), an die der Kunde seine Anforderungen, Probleme und Wünsche senden kann. Jede E-Mail wird anschließend in ein Ticket umgewandelt und anhand der Absender-Adresse einem Kunden zugeordnet.

Mit der Telefonanlage ist es ähnlich. Bei einem eingehenden Anruf wird anhand der Rufnummer erkannt, welcher Kunde gerade anruft. Anschließend bekommt der Telefonist in der Software den Kunden eingeblendet, für den er dann ein neues Ticket erfassen kann.

Self-Service durch Kunden-Einbindung

Neben dem Service-Angebot über E-Mails und Telefonate können Sie noch eine kostengünstigere Kontaktmöglichkeit integrieren: Das Ticket-System als Kundenportal.

Mit einem passenden Zugriffsrechte-System können Sie den Zugriff auf das Ticket-System für Kunden einschränken, sodass diese nur ihre eigenen Projekte einsehen können. Der Kunde kann sich anschließend selbst einloggen und den Abarbeitungszustand seiner Tickets einsehen, sowie neue Tickets anlegen.

Sofware-Firmen aufgepasst: Git-Integration für Programmier-Aufträge

Wer mit Quellcode zu tun hat, auf den kommt ein weiteres Problem zu: Die Synchronisation von Tickets und dem Quellcode. Inzwischen sind Versionskontrollsysteme weit verbreitet und bieten überlebenswichtige Funktionen für die Entwickler ab: Versionskontrolle, Backup, Dokumentation und Teamkoordination, sowie den Austausch von Code unter den Teammitgliedern.

Das Ticket-System kann man einfach mit Git nahtlos integrieren: Jedes Ticket bekommt eine Ticket-Nummer, auf die man im Git-Commit mit dem Raute-Symbol referenzieren kann: „fix #1834: Synchronisations-Algorithmus optimiert“ würde das Ticket mit der Nummer 1834 schließen und zusätzlich den Bearbeitungsvermerk „Synchronisations-Algorithmus“ inklusive Autor und Zeitstempel in die Bearbeitungshistorie des Tickets eintragen.

Die Zeitstempel der Commits ergeben zusätzlich ein einfach integriertes Zeiterfassungssystem. Ein Commit a la „ref #1944: Code aufgeräumt (0,5h)“ würde 0,5h auf den Kunden verbuchen.

Individuelle Software-Konstellationen

Oft können Ingenieursbüros mit Standardsoftware wenig anfangen. Zu speziell sind die Gegebenheiten, das eigene Kundenklientel, die Sonderwünsche der eigenen Kunden die Abläufe betreffend, der Selbstanspruch für eine gelungene Digitalisierung der Abläufe.

Launix bietet hier einen ganz besonderen Service:

Launix erstellt in Ihrem Auftrag das passende System für Ihr Ingenieursunternehmen. Dabei arbeiten wir selbst mit Ingenieursbüros zusammen, die vor ähnlichen Herausforderungen wie Sie stehen.

Ein passendes System besteht in erster Linie aus einer für Ihre Situation passende Kundenverwaltung. Dabei können wir von einfacher Adressliste bis hin zur Abbildung von Großkonzern-Ansprechpartner-Situationen die gesamte Palette.

Bei der Ticketverwaltung setzen wir anschließend Ihre gewünschte Maske zur Erfassung von Vorgängen um. Ein Zugriffsregel-System, das ihren Kunden ebenfalls ermöglicht, mit eingeschränktem Zugriff den Abarbeitungsfortschritt einzusehen, die Einbindung von E-Mail-Tickets und eine Abrechnungslogik runden die Sache ab.