Warum Sie ab Mai Word wegschmeißen und auf Datenbanken setzen sollten

Ab dem 25. Mai 2018 tritt die DSGVO in Kraft. Es handelt sich dabei um eine Verordnung der Europäischen Union, die als Verordnung direkt in Kraft tritt und nicht wie bisherige Datenschutznormen als Empfehlung für lokale Gesetzgeber galt.

Die DSGVO regelt den Datenschutz neu und fasst bisher verstreute Gesetze (BDSG, Länder-Gesetze, Einzelnormen) zu einem einheitlichen EU-weiten Gesetz zusammen. Neu ist auch die Durchsetzung von Bußgeldern von bis zu 20 Millionen Euro oder 4% des Jahresumsatzes, je nachdem welcher Wert höher ist.

Was ist nun mit dem geliebten Word, warum ist es unvorteilhaft, Word nach Mai 2018 einzusetzen?

Die DSGVO schreibt neue Dokumentationspflichten für Unternehmen und Behörden vor. So muss das Unternehmen auf Anfrage alle Speicherorte personenbezogener Daten einer Person bekanntgeben.

Da Word-Dokumente über das Dateisystem verteilt gespeichert werden, folgen daraus einige Probleme:

  • Sie müssen alle Unterordner nach personenbezogenen Daten dieser Person durchsuchen
  • Sammel-Dokumente wie z.B. Listen müssen Sie ebenfalls wiederfinden
  • Sie müssen in der Lage sein, die Datenverarbeitung einzuschränken, das heißt z.B. zu Steuerzwecken aufzuheben, aber Marketing-Maßnahmen unterbinden
  • Verlangt der Kunde eine Korrektur der Daten, müssen Sie die falsch übernommenen Daten überall anpassen
  • Jeder Verstoß kann empfindliche Geldbußen mit sich ziehen

Wie man bereits sieht, müssen Sie künftig noch stärker in der Lage sein, Überblick über Ihre Daten und Prozesse zu haben. Solchen Überblick verschafft man sich zum Beispiel mit einer Datenbank:

  • Die Dokumentationspflichten erfüllt man mit der Bereitstellung des Datenschemas
  • Datensätze sind nicht verteilt, sondern „normalisiert“, also an einem Punkt gespeichert (trotzdem aber durch Backups gesichert)
  • Der Zugriff auf Datensätze lässt sich je nach Zweck fein regeln

Wollen Sie auf „echte“ Digitale Datenverarbeitung umsteigen, schauen Sie sich unsere ERPs an.

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