Digitalisierung von Formularen

Jeder kennt sie: Die bunten Papier-Formulare. Inzwischen gibt es sie sogar in PDF-Form zum Ausfüllen am Computer, ausdrucken und vervollständigen auf Papier.

Doch wie funktioniert so ein PDF-Formular überhaupt? Und wie erstellt man es?

Der PDF-Standard war ursprünglich ein reines Druck-Format. Das sogenannte “Postskript” hat auf den hundertstel Millimeter genau festgelegt, wo auf dem Papier Linien, Buchstaben, Wörter und Sätze angeordnet werden. Im Vergleich zum MS-Office-Format war das ein gewaltiger Fortschritt: Zeilenumbrüche und Verschiebungen traten nicht mehr willkürlich auf, sobald man das Dokument auf einem anderen Rechner öffnete.

Mit der Verbreitung des Internets etablierte sich PDF weiter als unabhängiges Format für die Verbreitung von Dokumenten. Um Formulare vor dem Ausfüllen nicht erst ausdrucken zu müssen, wurden sogenannte Aktive Elemente in den PDF-Standard mit aufgenommen. Aktive Elemente können auf dem Rechner Interaktionen auslösen – so zum Beispiel den Nutzer ein Formular-Feld bereits vor dem Druck ausfüllen lassen.

Auch in kaufmännischer Software werden PDF-Formulare immer wichtiger. Hier gibt es eine Besonderheit: Durch die Anbindung an eine Datenbank können bereits etliche Felder vorausgefüllt werden, wenn man beispielsweise ein Formular für einen Stammkunden vorbereitet. Nur die “leeren” Felder müssen dann noch per PDF-Viewer oder auf Papier ausgefüllt werden.

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