Unternehmen schaffen sich Dokumenten-Management-Systeme (DMS) an, um ihre Dokumente besser wiederzufinden.

In einer Welt ohne DMS werden Dokumente analog in Ordnern und Mappen gelagert. Dabei kann jedes Dokument in nur einer Mappe liegen. Meist werden die Ordner folgendermaßen geordnet:

• Es gibt Regale mit den Themen der Ordner (Buchhaltung, Verträge, Immobilien)
• Ist ein Ordner voll, wird er zeitlich unterteilt (Verträge 2017, Verträge 2018)

Durch den Einsatz eines DMS kann folgende Verbesserung in der Organisationsstruktur erreicht werden:

• Die Ablageform ist nicht mehr durch die Kapazität physischer Papp-Ordner begrenzt
• Dokumente können in mehreren Themen auftauchen (z.B. Verträge UND Immobilien)
• Dokumente können direkt mit Datensätzen z.B. eines CRM verknüpft werden
• Techniken wie OCR (Texterkennung) können Ihnen die Einsortierung in Themen abnehmen
• Die erweiterten Möglichkeiten der Einsortierung erlauben auch gezieltere Suchen in und um die Dokumente

Wünschen Sie ein DMS, das neben den reinen Dokumenten auch weitere Organisationsformen Ihres Unternehmens abbildet (Abteilungen, Kunden-Verknüpfung, Buchhaltung), können wir Ihnen „Feature Oriented Programming“ anbieten, das auf unserer Startseite verknüpft ist. Bei Feature Oriented Programming wird Ihre Unternehmens-Software mit integriertem DMS individuell für Sie angefertigt. Aufgrund einer hohen Standardisierung des Softwareentwicklungs-Prozess wird diese kaum teurer als eine vergleichbare Standard-Lösung.