Jeder predigt Digitalisierung, doch die Umsetzung steht noch weit hinter den Erwartungen. Der Grund: Oft sind vorhandene Prozesse flexibel und „effizient genug“. Deshalb in diesem Artikel ein paar Punkte, anhand derer man die kurz- und langfristige Wirtschaftlichkeit von Digitalisierungsmaßnahmen beurteilen kann:

Werden Prozesse nur übertragen oder auch neu gedacht?

Als die ersten PCs auf den Markt kamen, wurden die Angewohnheiten, die die Sekretärinnen von der Schreibmaschine kannten, einfach auf den PC übertragen: 5 mal ENTER, 10 mal LEERTASTE und schon ist man auf der Höhe des Brieffensters. Obwohl der PC in der Lage ist, die genaue Position des DIN-Brief-Fensters per Vorlage einzupassen und die Adresse sogar aus einer Datenbank einzulesen.

Neben der Übertragung von Prozessen aufs Digitale, überlegen Sie auch, wie der Computer diese Prozesse neu erfinden würde. Die technische Zeichnung ist so ein Beispiel: Auf dem PC zeichnet man nicht nur die sichtbaren Linien, sondern kann zusätzlich noch die Pfade für die CNC-Maschine generieren lassen.

Kalkulieren Sie Einsparungen realistisch

Arbeitsprozesse fallen durch eine Digitalisierung nicht einfach weg. Das Versenden eines Briefes mit Datenbank-Einspeisung dauert nicht 0 Sekunden, sondern 10 Minuten für beliebig viele Briefe. Vielmals ist es so, dass man mit Digitalisierung und Optimierung meist nur flexible Kosten (Mitarbeiter-Zeit) in fixe Kosten (einmalig Softwareentwicklung) umtauscht. Nur mit Hilfe des Skaleneffekts erreichen Sie eine tatsächliche Einsparung.

Hier eine Checkliste für die Kostenvergleichsrechnung:

• Aufwand (Zeit und Material) des alten Prozesses
• Einrichtungspreis des neuen Prozesses (Softwareentwicklung)
• Aufwand (Zeit und Material) des neuen Prozesses
• Verlorene Flexibilität bei Aufgabe des alten Prozesses
• Gewonnene Flexibilität oder Folge-Optimierung durch Einführung des neuen Prozesses
• Hilfsprozesse, die durch die Aufgabe des alten Prozesses wegfallen
• Hilfsprozesse, die beim neuen Prozess hinzukommen

Sehen Sie das Große Ganze

Eine einzelne Digitalisierung eines Einzel-Prozesses mag sich nicht lohnen. Jedoch kann die Digitalisierung des Prozesses die Grundlage sein, dass andere Prozesse überhaupt erst digitalisiert werden können. Bestes Beispiel: Auftragsverwaltung und Angebotskalkulation. Sie haben zuerst keinen Vorteil aus dem Abspeichern von Auftragsdaten in der Datenbank. Erst die nachgeschalteten Produktionsprozesse können von den digital angefallenen Daten profitieren.

Ein anderer Aspekt einer Betrachtung des Gesamtsystems ist die Technologie-Förderung. Mit einem Gesamt-Paket sehen die Chancen für Förderung meist besser aus als bei Einzelleistungen, die sich über die Jahre ansammeln. Wo gehen Sie hin und wie sollen die Komponenten zusammenspielen? Das sollten Sie sich auf jeden Fall bewusst werden.

Behalten Sie einen Notfall-Plan

Beim Kontakt mit Menschen kann Digitalisierung oft auch Nachteile mit sich bringen. Sie haben ein super-tolles Bestellformular, das Daten direkt in Ihre Produktion einspeist – doch der Kunde hat einen Sonderwunsch oder einfach nur eine Frage. Eine Telefon-Hotline als Alternative zum unpersönlichen Formular ist oft die Lösung.