Dieser Artikel ist ein Erfahrungsbericht, wie Mitarbeiter eines Unternehmens angefangen haben, aktiv die Prozesse des Unternehmens zu optimieren.

Die Vorgeschichte

Besagtes Unternehmen hatte sich vorgenommen, seine Klienten in einer Datenbank zu erfassen. Die Datenbank sollte eine Zettelwirtschaft und eine schlecht gepflegte Excel-Tabelle ablösen. Die Betreuerin der Klienten, wir nennen sie mal Silvia, hatte sich im Vorfeld Gedanken über die Organisation gemacht und kam dann auf mich zu, um eine einzusetzende Lösung zu besprechen. Wir setzen uns also zusammen und erstellten ein Pflichtenheft. Nach etwa zwei Wochen war die Software fertig und wurde eingeführt.

Aufnahme der Datenbank

Die erste Version der Software war noch etwas holperig. Das Design war nicht schön und einige Funktionen waren schwer zugänglich. Doch die Software war eine gute Beschäftigung für Silvia. Sie übertrug die Daten vom Papier in die Datenbank, lud Bilder der Klienten hoch und hatte ihre Freude daran.

Allerdings gab es auch einige Missverständnisse. So wurde der Nachname des Klienten dazu missbraucht, die Sortierung zu beeinflussen, indem Silvia die Person nicht „Müller“, sondern „2 Müller“ nannte. Dieses Vorgehen ist ein harter Verstoß gegen die erste Normalform ^[1]. Doch die Falschbedienung war in Wirklich Ausdruck eines Featurewunsches: Silvia wollte die Sortierung der Einträge nach einem Kriterium beeinflussen. Also habe ich dieses Kriterium eingeführt und eine Gruppierung bzw. Sortierung nach diesem Kriterium ermöglicht.

Evolution der Datenbank

Im Lauf der Zeit kamen einige Felder dazu, einige Features fielen auch weg. So wurde der anfangs besprochene Kalender nicht eingesetzt und wir entschieden uns, ihn wieder aus der Software zu entfernen. Dagegen sollte ein Dokumentmanagement an jeden Datensatz angebunden werden: Für jeden Klienten kann man inzwischen Dokumente anhängen.

Die Software mauserte sich immer mehr zum täglich eingesetzten Tool und auch die Geschäftsführung bekam Interesse an der Datenbank. Durch die Datenbank war es ihr möglich, die Arbeit von Silvia im Auge zu behalten und die Dokumente selbst einzusehen.

Der Mitarbeiterwechsel

Eines Tages ging Silvia aufgrund einer persönlichen Entscheidung. Wir waren alle froh, dass sie ihr Wissen nicht mitgenommen hat, sondern fein säuberlich in der Datenbank abgelegt hatte. Ihr Nachfolger konnte sich problemlos einarbeiten und übernahm Silvias Arbeitsweise.

Die Einführungsschulung für den neuen Mitarbeiter dauerte etwa eine Stunde und wäre im Grunde genommen sogar überflüssig, denn die Software war selbsterklärend. Gleichzeitig gab die Software dem Mitarbeiter die Arbeitsweise vor, was das Corporate Behaviour des Unternehmens weiter stärkte.

Fazit

Eine Datenbank, die stetig weiterentwickelt wird, verbessert das Arbeitsklima und vermeidet Kommunikationskonflikte. Durch eine persönliche Betreuung durch den Softwarehersteller haben Sie ein effektives Werkzeug für die tägliche Arbeit.

Verweise:
[1] Wikipedia – Normalform einer Datenbank