Viele Wege führen nach Rom. Und genau so viele Wege sind auch richtig in der jeweiligen Situation. Wie sieht es da bei Ihrer Datenverarbeitung aus?

Stufe 1: Datenverarbeitung im Kopf

Unser Gehirn ist extrem leistungsfähig. Wir können uns Dinge merken, die uns wichtig sind und vergessen, wenn sie veralten. Unser Gehirn filtert für uns die relevanten Daten heraus: Welchen Termin habe ich als nächstes? Was hat dieser Kunde für Vorlieben? Wie erreiche ich am besten den Abschluss?

Unterschätzen Sie nie das implizite Wissen, das jeder Ihrer Mitarbeiter im Kopf hat! Einige Firmen sind extrem erfolgreich geworden, weil ein führender Mitarbeiter das Unternehmen mit seinem Wissen gelenkt hat – andere Firmen hingegen sind untergegangen, weil einiges Firmenwissen die Firma mit dem klügsten Kopf verlassen hat.

Stufe 2: Das gute alte Papier

Ich persönlich nutze noch gerne den traditionellen Papier-Terminkalender. „Papier ist gedultig“, sagt man immer. Doch Papier kann mehr: Überall kann man Notizen hinzufügen und den Freiraum beliebig gestalten. Man kann in Sekundenschnelle übersichtliche Tabellen anfertigen und mit Skizzen schneller planen als mit jedem Design-Programm.

Einen Nachteil hat aber das Papier gegenüber dem Kopf: Das Suchen. Während Sie im Papier blättern müssen und notfalls die Informationen aus Ihrem Kopf zu Hilfe nehmen müssen, sind Recherchen in fremdgeschriebenen Papier-Regionen (auch Bücher genannt) aufwendig und während Gesprächen beispielsweise komplett inpraktikabel. Stellen Sie sich nur einen Ausländer vor, der mittels Wörterbuch mit Ihnen spricht.

Stufe 3: Die Office-Suite

Striche auf dem Papier werden, selbst mit Lineal, niemals komplett gerade, Computer-Schrift ist lesbarer Handschrift und auch das Durchsuchen der Dokumente geht besser als beim klassischen Ausdruck oder Notizzettel. In der Tabellenkalkulation wird Ihnen sogar das Rechnen abgenommen.

Doch im Grunde bleibt die Office-Suite ein Papier-ähnlicher Dokumentbaukasten. Ihren Daten ist weiterhin keine Struktur zugeordnet, bzw. diese Struktur ergibt sich aus der Gestaltung des Dokuments oder Ihren Erinnerungen. Für automatische Datenanalysen ist das impraktikabel.

Stufe 4: Die Datenbank

Während bei Stufe 1 bis 3 Ihr Kopf die Struktur der Daten vorgegeben hat, ist die Datenbank expliziter organisiert. Für jede Tabelle wird für jede Spalte angegeben, in welchem Format die Daten erwartet werden. Selbst nicht-eingeweihte Personen werden fehlerlos Daten in Ihre Datenbank eintragen können – ein Vorteil beim Einarbeiten neuer Mitarbeiter, denen Sie sonst Ihr Office-Dokument erklären müssten. Auch das Auswerten der Daten über die Datensätze hinweg ist problemlos möglich.

Die Kehrseite der Datenbanken ist, dass sie recht aufwenig einzurichten sind. Denn neben der Festlegung der Struktur benötigen Sie eine Software, die Ihnen den Zugriff auf die Daten ermöglicht. Ab einer gewissen Betriebsgröße überwiegen allerdings die Vorteile. Ob Sie bereits so weit sind, erfahren Sie, wenn Sie sich ein Angebot machen lassen und den Preis mit Ihrem Nutzen vergleichen.