Rechnungen sind die häufigsten Geschäftsdokumente im Tagesgeschäft. Sie dokumentieren Forderungen für die Buchhaltung und kommunizieren dem Gegenüber Zahlungshöhe und Zahlungsziele.
Speicherung mit Tücken
Erhält man eine Rechnung, kann man diese nicht einfach auf der Festplatte speichern, damit diese als „archiviert“ gilt. Entweder man setzt auf die traditionelle Archivierung per Papier oder man ordnet sich den Regeln der GoBD unter.
Ein GoBD-konformes DMS unterstützt unter anderem:
- Revisionssichere Speicherung der Dokumente inklusive aller ihrer älteren Versionen und Korrekturen
- Durchsuchen und Indizieren von Texten (z.B. über Texterkennung oder Metadaten)
- Verknüpfung der Daten mit Geschäftsprozessen (z.B. Zuordnung zu einer Buchung)
- regelmäßige Datensicherung
Die ultimative Digitalisierung: Der ZUGFeRD-Standard
Der ZUGFeRD-Standard wurde vom „Forum elektronische Rechnung Deutschland“, einem Gremium aus Politik und Wirtschaft, festgelegt und regelt, wie die digitale PDF-Rechnung aufgebaut ist.
Dabei geht es weniger um layout-technische Entscheidungen, als vielmehr um die Unterbringung digitaler Daten in PDF-Dateien. Damit ermöglichen sich unter anderem:
- Automatische Rechnungseingangs-Prüfung
- Automatische Verbuchung konzerninterner Rechnungen inklusive Kostenstellen/Kostenträger
- Mitteilen von Lieferantendaten wie z.B. Anschrift und IBAN
Da ZuGFeRD-Daten im PDF-Format untergebracht werden, gehen diese beim Ausdrucken und erneuten Einscannen natürlich verloren. Deshalb sollten ZUGFeRD-Rechnungen grundsätzlich per E-Mail verschickt werden und danach direkt digital archiviert werden.
Fazit
Nutzen Sie ein ERP, das ein revisionssicheres DMS unterstützt, sowie der Erzeugung und das Einlesen von digitalen ZUGFeRD-Rechnungen.
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